キャンペーンでは、当選者に景品を送るために住所や氏名を集めます。ここで集めた情報は個人情報です。

取り扱いを誤ると、参加者からの信頼を失うだけでなく、法令上の問題にもなります。しかも集めたあとでは直せません。

この記事では、集める前に決めておくことを整理します。

この記事でわかること

• 集める前に決めておく4つのこと
• 応募規約に書く内容
• 保管と廃棄の考え方

まず結論：利用目的を先に決めます

個人情報保護法では、個人情報を扱うときに利用目的をできる限り特定し、あらかじめ公表するか本人に通知することが求められます。詳細は個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」をご確認ください。

キャンペーンなら「景品の発送のため」が基本です。ここに「今後の商品案内のため」を加えたいなら、集める時点で書いておく必要があります。

あとから目的を足すことは、原則としてできません。将来使いたい用途があるなら、最初に書いてください。

集める項目を絞る

必要のない項目を集めないでください。集めた情報は、管理の対象になります。

• デジタルギフトを送る：連絡手段だけで足ります。住所は不要です
• 現物を送る：氏名、住所、電話番号が必要になります
• 年齢や性別：企画に必要でなければ集めません

「今後の分析に使うかもしれない」という理由で項目を増やすと、管理の負担だけが増えます。

応募規約に書くこと

個人情報について、応募規約には次の項目を入れてください。

3つ目はとくに見落とされます。発送を外部に委託する場合や、コラボ相手と共有する場合は、あらかじめ書いておく必要があります。

規約全体の項目はSNSキャンペーン応募規約の作り方｜必須12項目とひな形にまとめています。

保管と廃棄

集めた情報は、期限を決めて実際に消してください。「念のため取っておく」が、いちばん危ない状態です。

• 期間を決める：発送完了から3か月など、具体的な期間を規約に書きます
• 置き場所を1か所にする：担当者の端末に散らばると、消したかどうかが分からなくなります
• 見られる人を絞る：担当者以外がアクセスできない状態にします
• 期限が来たら消す：削除した日を記録に残します

2つ目が実務ではいちばん難しい点です。表計算ファイルをメールでやり取りすると、あちこちに残ります。

漏れやすいところ

実務で問題になるのは、法令の理解よりも運用です。次の3つが起きやすい形です。

• 当選者一覧をメールで送る：受け取った側の端末にも残ります。共有する場合は方法を決めておきます
• 担当者が代わって引き継がれない：どこに何を保管しているかを、担当者以外も分かる形にします
• 削除の担当が決まっていない：期限を決めても、誰が消すかを決めていないと残り続けます

いずれも、仕組みではなく段取りの問題です。実施の計画を作る段階で、廃棄まで書き込んでおいてください。

実施までの手順

• 1. 利用目的を決める：将来使いたい用途も含めて書き出します。
• 2. 必要な項目を決める：景品の送り方から逆算します。
• 3. 委託先と共有先を確認する：発送業者、共催社、ツール提供会社。
• 4. 保管期間と廃棄の方法を決める：誰がいつ消すかまで決めます。
• 5. 応募規約に書く：上の内容をまとめます。
• 6. 同意の取り方を決める：応募フォームでの確認方法を決めます。
• 7. 期限が来たら実際に消す：忘れないよう、担当者と日付を決めておきます。

3番目を忘れると、あとから委託できません。ツールを使う場合も、情報がどこに保管されるかを確認してください。選び方はSNSキャンペーンツールの選び方｜比較する12のチェック項目をご覧ください。

よくある質問

Q. SNSのアカウント名だけなら個人情報ではありませんか？

他の情報と組み合わせて個人を識別できる場合は、個人情報にあたり得ます。単独で判断せず、扱いをそろえておくのが安全です。

Q. 当選者以外の応募情報はどうしますか？

利用目的の範囲を超えて持ち続ける理由がなければ、抽選後に消してください。

Q. 未成年から集めるときの注意は？

保護者の同意をどう扱うかを決めてください。年齢の下限を設ける方法もあります。

まとめ

• 利用目的を先に決め、集める時点で示す。あとから足せない
• 必要な項目だけ集める。集めた情報は管理の対象になる
• 委託先や共有先があるなら、応募規約に書いておく
• 保管期間を決め、期限が来たら実際に消す
• 置き場所を1か所にし、見られる人を絞る

この記事は一般的な整理であり、法的な助言ではありません。個別の判断は専門家にご相談ください。

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